Die Verwaltungsbehörden gehören der Exekutive an. Sie sind also Teil der ausführenden Gewalt, die im Rahmen der Gewaltenteilung neben die Legislative und die Rechtsprechung, also die Judikative, treten. Was eine Behörde genau ist beschreibt zum einen das Verwaltungsverfahrensgesetz. Flankiert wird diese Vorschrift von vielen Definitionen. Eine Behörde der öffentlichen Verwaltung im Sinne des Verwaltungsverfahrensgesetzes ist jede durch Organisationsrecht gebildete Stelle, die vom Wechsel des Amtsinhabers unabhängig und nach der einschlägigen Zuständigkeitsregelung berufen ist, unter eigenem Namen und nach außen eigenständig Aufgaben der öffentlichen Verwaltung wahrzunehmen. Das Organisationsrecht ist dabei die Weisung eines Gesetzgebers oder eines Normengebers aus Europa, aus dem Bund, aus den Ländern oder aus den Kommunen, dass zum Vollzug irgendwelcher Regelungen eine amtliche Stelle zu gründen ist. Die Unabhängigkeit vom Amtsinhaber bedeutet, dass egal wer auf dem Posten sitzt, diese Stelle ihre hoheitliche Aufgabe erfüllt. Darin unterscheiden sich die Behörden von vielen Firmen der Privatwirtschaft, welche, wenn der Geschäftsinhaber nicht mehr den Betrieb leitet, oftmals ihren Geschäftsbetrieb einstellen und dann sehr oft auch verkauft oder liquidiert werden.
Auch wenn es im Behördenaufbau oft Überschneidungen gibt, ist es für eine klare Struktur wichtig, dass Zuständigkeiten klar geregelt sind. So ist für die Erstellung der Personalausweise die Gemeinde zuständig, es ist daher wichtig, dass der Bürger weiß, dass er dort hin muss und sich nicht an mehrere verschiedene Stellen wenden muss. Auch andere Behörden sind ausschließlich für ihre Aufgaben zuständig. Dabei ist die Art der Behörden wirklich vielfältig und sie bilden eigentlich zusammengenommen ein ziemliches Abbild der Gesellschaft. Eigentlich gibt es so gut wie keinen Beruf, der nicht bei irgendeiner Behörde abgebildet ist. Angefangen von den Behörden der Kommunen, also der Städte und Gemeinden, bei denen viele handwerkliche Fachkräfte mit allerlei verschiedenem Gerät alle Aufgaben wahrnehmen, die die Einwohner im Alltag von der Gemeinde erwartet. Angefangen mit dem Ordnungsamt und dem Winterdienst, über die Müllabfuhr und das Friedhofsamt bis hin zur Parkraumbewirtschaftung. Auch die Feuerwehren werden von den Städten und den Gemeinden getragen und stehen allzeit bereit, um bei Notlagen, bei Bränden und bei Unfällen kompetent helfen zu können.
Daneben gibt es die Landesbehörden die den Ministerien nachgeordnet sind. Insofern fallen auch die Schulen unter den Behördenbegriff. Sie führen daher auch ein Dienstsiegel mit dem Staatswappen. Auch die Polizei der Länder, welche jeweils dem Innenministerium untersteht, ist eine Behörde. Ebenso wie das Landeskriminalamt, welches bei schweren Verbrechen und im Rahmen der Prävention tätig wird. Das Bundeskriminalamt, das diese Aufgaben auf Bundesebene wahrnimmt, ist auch eine Behörde und zwar eine Bundesbehörde, sogar eine Bundesoberbehörde. Davon gibt es viele, wie zum Beispiel das Bundeseisenbahnvermögen und das Bundespresseamt haben auch diesen Status. Auch diese Behörden unterstehen den Ministerien und zwar den Bundesministerien. Alle Bundesminister bilden das Kabinett der Bundesregierung, welche die Beschlüsse des Bundestages, also der Legislative umsetzen muss. Die Behörden helfen also der Regierung die Gesetze an jedem Ort der Bundesrepublik umzusetzen.
Viele Behörden, wie der Bundesnachrichtendienst als deutscher Auslandsgeheimdienst, haben ihren Tätigkeitsbereich auch nach außen hin und werden dort für die Bundesregierung und damit für alle Bürger tätig. Das gilt insbesondere inzwischen auch für die Bundeswehr, die in den verschiedenen Einsatzgebieten tätig ist, aber eigentlich auch eine Behörde ist, nämlich eine die den Auftrag Landes- und Bündnisverteidigung hat. Da man als Bürger nicht immer weiß, an welche Behörde man sich wenden soll, gibt es inzwischen Behördenwegweiser als Telefonhotline oder im Internet. Ansonsten sollte immer die Gemeinde der erste Ansprechpartner für die Anliegen der Bürger sein.