Auch wenn viele Prozesse, gerade die Anwaltsprozesse, schriftlich vorbereitet werden gilt bei allen Fällen, ausgenommen der Kostenentscheidungen, der Grundsatz des mündlichen Verfahrens. Das bedeutet es gilt zur Urteilsfindung nur das; was im Prozess gesprochen wurde. Insbesondere Schöffen und ehrenamtliche Richterinnen und Richter müssen sich bei ihrer Meinung nur von den Aussagen der Zeugen, Opfer und Klagegegner leiten lassen. Das bedeutet, dass über alles das, was im Gerichtsprozess vor Gericht gesagt wird, protokolliert werden muss. Das ist Aufgabe der Protokollführerin oder des Protokollführers. Dieser ist ein Beamter der Geschäftsstelle und im Protokollführen ausgebildet.
Während dieses Protokoll früher handschriftlich von Gerichtsschreibern aufgezeichnet wurde, werden heute moderne Textverarbeitungsprogramme verwendet. Das Protokoll enthält den Ort und den Tag der Verhandlung, die Richternamen und die von den Urkundsbeamten und dem Dolmetscher. Desweiteren der Grund des Gerichtsverfahrens und die Identität der Parteien sowie der Zeugen und Sachverständigen. Die wesentlichen Vorgänge der Verhandlung sind aufzunehmen. Beispielsweise die Anträge, Geständnisse, Rechtsmittelverzicht, Erledigterklärung sowie Rücknahme von Anträgen und Rechtsmitteln. Die Beteiligten können beantragen, dass bestimmte Vorgänge oder Äußerungen in das Protokoll aufgenommen werden. Das Gericht kann von der Aufnahme absehen, wenn es auf die Feststellung des Vorgangs oder der Äußerung nicht ankommt. Dieser Beschluss ist unanfechtbar und ist in das Protokoll aufzunehmen.
Der Inhalt des Protokolls kann in einer gebräuchlichen Kurzschrift beispielsweise Stenographie oder durch verständliche Abkürzungen oder auf einem Ton- oder Datenträger vorläufig aufgezeichnet werden. Das Protokoll ist in diesem Fall unverzüglich nach der Sitzung herzustellen. Das Protokoll ist den Beteiligten vorzulesen oder zur Durchsicht vorzulegen, wenn es notwendig ist. Ist der Inhalt des Protokolls nur vorläufig aufgezeichnet worden, so genügt es, wenn die Aufzeichnungen vorgelesen oder abgespielt werden. Abgespielt deswegen, weil auch Aufzeichnungsgeräte verwendet werden können. In dem Protokoll ist zu vermerken, dass dies geschehen und die Genehmigung erteilt worden ist oder welche Einwendungen der Parteien erhoben worden sind. Unrichtigkeiten des Protokolls können jederzeit berichtigt werden. Vor der Berichtigung sind die Parteien und falls notwendig auch die anderen Beteiligten zu hören. Die Berichtigung wird auf dem Protokoll vermerkt. Dieser Vermerk ist vom Richter, der das Protokoll unterschrieben hat und von dem Urkundsbeamten der Geschäftsstelle, der zur Protokollführung zugezogen war, zu unterschreiben.
Das Sitzungsprotokoll ist ein wichtiger Anker, wenn nicht mehr klar ist, wer was gesagt hat oder dann, wenn Straftaten im Gerichtssaal verübt werden. Bei diesen Straftaten kommt die uneidliche Falschaussage oder der Meineid in Betracht. Aber auch Beleidigungen oder falsche Verdächtigungen sowie die üble Nachrede können im Gerichtssaal begangen werden. Das geführte Protokoll ist dann ein guter Beweis für die Schuld des Täters.
Ein Protokoll wird nicht nur im Zivil- und Strafprozess geführt, sondern auch bei den anderen Gerichtsarten, wie beim Verwaltungsgericht. Beim Verwaltungsverfahren ist besonders wichtig, dass man nach bestimmten Handlungen nicht mehr weiter klagen darf. Insbesondere dann, wenn man seine Mitwirkung verweigert oder unterlassen hat. Besonders im Baurecht ist das von Bedeutung, wenn man gegen Bauten des Nachbarn vorgehen möchte. Wie weit die Mitwirkung im Prozess ging, lässt sich gut anhand des Protokolls nachprüfen.