Jeder Kaufmann und jedes Handelsunternehmen sind verpflichtet, über ihre geschäftlichen Aktivitäten Buch zu führen. Dies erfolgt einerseits im Interesse der Gläubiger, anderseits aber auch im Sinne des Staates, der anhand der Bücher zu zahlenden Steuern feststellen kann.
Die Buchführungspflicht verlangt zunächst, dass jeder Kaufmann oder jedes Handelsunternehmen sogenannte Handelsbücher führen. Die Handelsbücher sind fortlaufend, es werden also sämtliche Vermögensveränderungen eingetragen, sobald sie anfallen. Die Buchführung muss in ihrer Art und in ihrem Umfang den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buchführung, kurz GoB, genügen. Die GoB sind teilweise gesetzlich bestimmt, teilweise ergeben sie sich aber auch aus der unternehmerischen Praxis. Im Grundsatz besagen sie, dass die Buchführung richtig, klar und verständlich zu erfolgen hat. Ein sachverständiger Dritter muss in der Lage sein, sich mithilfe der Handelsbücher innerhalb eines adäquaten Zeitraums einen ausreichenden Überblick über wirtschaftliche Lage des Kaufmanns oder des Handelsunternehmens zu machen.
Der Grundsatz der Verständlichkeit gebietet, dass die Handelsbücher einer lebenden Sprache verfasst sind. Dabei muss es sich nicht zwangsläufig um Deutsch handeln, Latein wäre aber beispielsweise ausgeschlossen. Verwendete Abkürzungen oder Zeichen müssen genau erklärt und definiert werden. Einträge müssen chronologisch vorgenommen werden und dürfen im Nachhinein nicht mehr derartig verändert werden, dass ihr ursprünglicher Inhalt unkenntlich wird. Die Handelsbücher können mittlerweile auch elektronisch, also am Computer geführt werden. Selbst eine geordnete und vollständige Ablage von Belegen ist ausreichend.
Eine feste Form, in der die Bücher geführt werden müssen, ist nicht vorgesehen. Grundsätzlich unterscheidet man aber zwischen der einfachen und der doppelten Buchführung. Bei kleinen Unternehmen reicht die einfache Buchführung aus. Neben dem sogenannten Kassabuch, in dem sämtliche Vermögensveränderungen eingetragen werden, gibt es nur noch Personenkonten. Für jede Person, mit der eine Geschäftsbeziehung besteht, wird ein Personenkonto erstellt, in dem ihre Gutschriften und ihre Belastungen notiert werden. In der doppelten Buchführung gibt es zudem noch Sachkonten. Darunter fallen beispielsweise Warenkonten. Jeder Geschäftsvorgang erscheint dann doppelt in den Handelsbüchern. Kauft ein Unternehmen beispielsweise Waren, die es in bar bezahlt, dann muss ein Zufluss auf dem Warenkonto und ein Abgang auf dem Kassenkonto gebucht werden.
Neben der Buchführung muss ein Inventar geführt werden. Das Inventar ist ein Verzeichnis über alle Vermögensgegenstände sowie alle Verbindlichkeiten eines Kaufmanns oder eines Unternehmens. Das Inventar muss erstellt werden, sobald der Betrieb eines Handelsgewerbes aufgenommen wird und muss zum Schluss jedes Geschäftsjahres aktualisiert werden.
Zuletzt muss zum Ende jedes Geschäftsjahres auch ein Jahresabschluss erstellt werden. In ihm enthalten sind neben der Bilanz die Gewinn- und Verlustrechnung. Der Jahresabschluss muss in Deutsch verfasst sein und Eurobeträge ausweisen. Der Jahresabschluss ebenfalls alle Aktiva und Passiva des Unternehmens beinhalten. Diese müssen einzeln aufgeführt werden und dürfen nicht mit einander verrechnet werden. Andernfalls bestünde die Gefahr einer Bilanzverschleierung. Außerdem müssen die Bewertungsmaßstäbe, die in den vorherigen Bilanzen verwendet wurden, weitergenutzt werden, wenn nicht wichtige Gründe dem entgegenstehen. Dies dient dem Grundsatz der Kontinuität der Bilanz.
Die Handelsbücher, Inventarlisten und Bilanzen müssen jeweils für einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahrt werden.