Jeder Erwerb, egal ob durch eine Erbschaft oder durch eine Schenkung, welche der Erbschaft- bzw. der Schenkungsteuer unterliegt, muss von dem Erben oder von der beschenkten Person innerhalb von drei Monaten dem für die Erbschaft- und Schenkungsteuer zuständigen Finanzamt angezeigt werden. Das verwaltungsmäßige Verfahren zur Feststellung einer Steuerpflicht heißt Steuererhebungsverfahren. Diese amtliche Aufgabe, die von den Finanzbehörden vorgenommen wird, teilt sich in die drei selbständigen Phasen:
- das Ermittlungsverfahren, also die Ermittlung der Besteuerungsgrundlagen,
- das Festsetzungsverfahren, das heißt die Festsetzung der Steuer, und
- das Beitreibungsverfahren, also die Beitreibung der Steuer
Unter dem Ermittlungsverfahren versteht man den ersten Abschnitt des Verwaltungsverfahrens, in welchem die Sachaufklärung und die Feststellung der Frage an erster Stelle steht, ob und in welchem Umfang ein Steuertatbestand erfüllt wurde. Dabei werden dem Staatsbürger besondere Mitwirkungspflichten (zum Beispiel die Steuererklärungspflicht) auferlegt. Alle Gewinne die der Erbschaftssteuer bzw. der Schenkungssteuer unterliegen müssen bei dem zuständigen Finanzamt dargelegt werden. Geht es um eine Erbschaft, erhalten die Finanzbehörde ohnehin durch die Standesämter Mitteilung von dem betreffendem Todesfall. Da aus dieser Nachricht in den meisten Fällen nicht hervorgeht, ob der Verstorbene bemerkenswertes Vermögen hinterlassen hat, warten die Finanzbehörde bestimmte Zeit, ob Mitteilungen von Erben oder sonstigen Erwerbern von Vermögen oder auch eben Notaren o.Ä. eingehen. Erst aufgrund dieser Unterlagen kann das Finanzamt feststellen, ob das den Erben und den Vermächtnisnehmern zugedachte Vermögen so hoch ist, dass nach Abzug und Berücksichtigung aller möglichen Freibeträge eine Steuer festzusetzen ist.
Ebenso werden den Finanzämtern weitere Rechte gewährt, um herauszufinden ob ein Steuerentstehungstatbestand besteht, wie beispielsweise die Außenprüfung und die Steuerfahndung.
Nach Feststellung der Steuergrundlagen erfolgt die Festsetzung der Steuer durch Steuerbescheid. Ein Steuerbescheid muss regelmäßig schriftlich ergehen, er muss die festgesetzte Steuer nach Steuerart, Zeitraum und Betrag bezeichnen und angegeben, wer die Steuer schuldet. Diese Angaben sind Voraussetzung für einen wirksamen Steuerbescheid, fehlt eine oder mehrere Angaben, so ist der Bescheid wegen mangelnder inhaltlicher Bestimmtheit nichtig. Neben dem Steuerbescheid muss noch eine ordentliche Belehrung beigelegt werden, so dass der Empfänger weiß, welcher Rechtsbehelf zulässig ist und binnen welcher Frist und bei welcher Behörde er einzulegen ist.
In der dritten Phase, also während des Beitreibungsverfahrens werden die festgestellten Ansprüche durchgesetzt. In der Regel passiert dies durch Bezahlung, durch Aufrechnung mit Erstattungsansprüchen aber auch durch Vollstreckung. Unter Vollstreckung versteht man die zwangsweise Durchsetzung von Verwaltungsakten durch Verwaltungsbehörden, also die gezwungene Beitreibung der Forderung, beispielsweise durch Ersatzvornahmen oder durch Zwangsgeld bzw. durch Zwangshaft wenn die Beitreibung der geschuldeten Forderung nicht möglich ist.