Jeder Erwerb, egal ob Erbschaft oder Schenkung, welche der Erbschafts- bzw. der Schenkungsteuer unterliegt, muss vom Erben oder der beschenkten Person innerhalb von drei Monaten dem für die Erbschafts- und Schenkungsteuer zuständigen Finanzamt angezeigt werden. Zuständig ist entweder das örtlich zuständige Finanzamt oder ein in dieser Sache zentral zuständiges. Bei Schenkungen ist auch der Schenker zur Anzeige verpflichtet. Eine Anzeige erübrigt sich dann, wenn das Erbe auf einem notariell oder gerichtlich eröffneten Testament beruht aus welchem sich das Verhältnis zwischen dem Erben und dem Erblasser ergibt. In diesem Fall erhält das Finanzamt automatisch Nachricht. Auch wenn eine Schenkung unter Lebenden gerichtlich oder notariell beurkundet wird, erhält das Finanzamt automatisch diese Information.
Das Finanzamt erhält ohnehin durch die Standesämter Mitteilung von jedem Todesfall. Da aus dieser Nachricht in den meisten Fällen nicht hervorgeht, ob der Verstorbene nennenswertes Vermögen vererbt hat, wartet das Finanzamt einige Zeit, ob Mitteilungen von Erben oder sonstigen Erwerbern von Vermögen oder auch eben Notaren o.Ä. eingehen. Erst aufgrund dieser Unterlagen kann das Finanzamt prüfen, ob das den Erben und Bedachten zugefallene Vermögen so hoch ist, dass nach Abzug und Berücksichtigung aller möglichen Freibeträge eine Steuer festzusetzen ist. Hält das Finanzamt nach den Unterlagen eine Besteuerung für wahrscheinlich, kann es von jedem an einem Erbfall Beteiligten die Abgabe einer Steuererklärung innerhalb einer Frist, regelmäßig mindestens einen Monat verlangen. In der Regel sendet das Finanzamt einen amtlichen Erklärungsvordruck zu, der ausgefüllt zurückgeschickt werden muss.
Zwischen dem Erbfall und der Zusendung des Erklärungsformulars vergeht in der Regel eine gewisse Zeit in dem das Finanzamt den Trauernden etwas Zeit gibt sich an die neuen Umstände gewöhnen zu können. Wenn das Finanzamt sich also nicht sofort nach dem Erbfall meldet, besagt das also nicht, dass es keine Besteuerung vornehmen wird. In einigen Bundesländern kann man die nötigen Formulare bereits im Internet finden und manche auch am Bildschirm ausfüllen und ausdrucken. Die Zukunft wird dann der online ausfüllbaren und per Email versendbaren Steuererklärung gehören, deren Bearbeitung völlig papierlos vonstattengehen wird.