Funktion und Aufgaben des Urkundsbeamten der Geschäftsstelle


Der Urkundsbeamte der Geschäftsstelle arbeitet bei den Gerichten oder bei Staatsanwaltschaften und entscheidet über die Gestattung der Einsichtserlaubnis in das Grundbuch oder in die Akten des Gerichts und bearbeitet Anträge auf Erteilung von Abschriften aus den Akten, beispielsweise zu Forschungszwecken oder für Rechtsanwälte. Außerdem werden Anträge auf Rückgabe von Urkunden und Versendung von Grundakten an inländische Gerichte oder Behörden bearbeitet. Der Urkundsbeamte der Geschäftsstelle ist außerdem zuständig für die Beglaubigung von Kopien aller Art, die Berichtigung der Eintragung des Namens, des Berufs oder des Wohnortes natürlicher Personen im Grundbuch und er bearbeitet Registersachen im Handels- und Vereinsregister sowie im Insolvenzverfahren. Er ist zuständig für die Beschaffung und Verwaltung von Fachliteratur, Datenrecherchen und Datenpflege. Er ist auch bei einer Zwangsversteigerung tätig und bearbeitet die anfallenden Geschäfte.

Bei der Staatsanwaltschaft unterstützt er die Staatsanwälte bei ihrer Arbeit. Bei Strafgerichten beispielsweise fertigt er die Urteile aus und verteilt diese an die Stellen die diese benötigen, wie beispielsweise Justizvollzugsanstalt, Rechtsanwälte, Zentralregister beim Bundesamt für Justiz oder an die Landesjustizkasse. Er arbeitet auch bei der Rechtsantragstelle, an die sich Bürger mit ihren Anliegen wenden können, um eine Klage auf den Weg zu bringen.

Eine wichtige Aufgabe der Urkundsbeamten ist die Protokollführung bei den Prozessen, dabei tragen sie auch Robe und gehören zum Gerichtsablauf dazu. Zusammenfassend kann man sagen, dass die Urkundsbeamten alle Aufgaben bei Gericht wahrnehmen können, welche durch Gesetz nicht ausdrücklich Richtern, Staatsanwälten und Rechtspflegern aufgetragen sind. Der Urkundsbeamte wird daher auch als Organ der Rechtspflege und nicht als Teil der Justizverwaltung tätig. Gegen ihre Entscheidungen ist das Rechtsmittel der sogenannten Erinnerung möglich, das bedeutet sie müssen ihre Entscheidung erneut überdenken, im Übrigen führen die Richter die Dienstaufsicht über die Urkundsbeamten.

Die meisten Urkundsbeamten sind Beamte des mittleren Dienstes in Diensten der Justiz des jeweiligen Bundeslandes. Allerdings gibt es auch Angestellte bei der Justiz die diese Tätigkeit ausüben können und natürlich dürfen. Beförderungsmöglichkeiten bestehen nach dem Leistungsprinzip bis zur Amtsinspektorin oder zum Amtsinspektor, außerdem ist für besonders Qualifizierte der Aufstieg in den gehobenen Dienst möglich. Die Ausbildung zu diesem Beruf dauert ungefähr zwei Jahre, diese wird teilweise bei Gericht und teilweise an Schulen der Justiz abgeleistet. Einstellungsvoraussetzung ist zumeist ein qualifizierter Hauptschul-, Realschul- oder ein gleichwertiger Abschluss, beispielsweise durch eine abgeschlossene Berufsausbildung, außerdem wird zumeist ein Auswahlverfahren mit Einstellungstest durchgeführt.

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