Die Hauptversammlung einer Aktiengesellschaft tritt in den im Gesetz oder in der Satzung geregelten Fällen zusammen. Das sind beispielsweise die Wahl des Aufsichtsrates oder der Abschluss eines Geschäftsjahres mit Entlastung des Vorstandes sowie des Aufsichtsrates und der Entscheidung über die Verwendung des Bilanzgewinnes. Die Hauptversammlung ist außerdem dann einzuberufen, wenn das Wohl der Gesellschaft es erfordert.
Die Hauptversammlung wird durch den Vorstand einberufen. Er stimmt intern über die Einberufung ab, wobei eine einfache Stimmmehrheit ausreichend ist. In der Einberufung sind so-wohl Ort und Zeit als auch die Tagesordnung für die entsprechende Hauptversammlung anzu-geben. Die Bekanntgabe erfolgt grundsätzlich in den Gesellschaftsblättern. Ist der Kreis der Aktionäre allerdings so klein, dass sie der AG alle namentlich bekannt sind, dann kann die Ladung auch per Brief erfolgen. Soweit sich aus der Satzung nichts anderes ergibt, findet die Hauptversammlung am Sitz der AG statt. Findet die Hauptversammlung unter Missachtung dieser Bestimmungen statt, dann sind ihre Beschlüsse trotzdem wirksam, wenn alle Aktionäre anwesend oder zumindest vertreten waren und keiner von ihnen dem Beschluss widerspricht.
Die Einberufung der Hauptversammlung kann auch von Aktionären der AG gefordert werden. Diese Aktionäre müssen einen gemeinsamen Anteil von fünf Prozent der wertmäßig ausgegebenen Aktien halten, wobei die Satzung auch einen geringeren Anteil ausreichen lassen kann. Dieses Verlangen wird schriftlich begründet und an den Vorstand gerichtet, der dann wiederum die Hauptversammlung einzuberufen hat. Aktionäre mit einem gemeinsamen Anteil von fünf Prozent der Aktien, oder von Aktien, die einen gemeinsamen Wert von 500.000 Euro erreichen, können außerdem verlangen, dass bestimmte Punkte auf die Tagesordnung der Hauptversammlung gesetzt werden. Dabei muss jeder einzelne Punkt schriftlich begründet werden. Außerdem muss dieser Antrag mindestens 24, bei börsennotierten Aktiengesellschaften sogar 30 Tage vor der Versammlung gestellt werden. Kommt der Vorstand diesem Verlangen nicht nach, dann kann ein Gericht die betroffenen Aktionäre dazu ermächtigen, die Hauptversammlung selbst einzuberufen oder den Tagesordnungspunkt selbst bekannt zu machen.
Die Hauptversammlung ist mindestens 30 Tage vor ihrer Abhaltung einzuberufen. Die Sat-zung kann vorsehen, dass zur Teilnahme eine Anmeldung der einzelnen Aktionäre zur Haupt-versammlung erforderlich ist. Zu jedem Punkt, über den die Hauptversammlung abstimmt, müssen der Aufsichtsrat und gegebenenfalls auch der Vorstand unverbindliche Wahlvorschlä-ge machen. Über Tagesordnungspunkte, die nicht ordnungsgemäß bekannt gemacht wurden, darf die Hauptversammlung auch keinen Beschluss fassen. Handelt es sich um ein börsennotiertes Unternehmen, dann muss es auf seiner Internetseite den Inhalt der Einberufung sowie alle notwendige Formulare und Unterlagen bereitstellen.
Den Aktionären wurde im elektronischen Bundesanzeiger mittlerweile ein gesetzliches Forum eröffnet. In diesem können sie andere Aktionäre auffordern, gemeinsam einen gewissen An-trag zu stellen oder auf der Hauptversammlung gemeinsam für oder gegen bestimmte Tages-ordnungspunkte zu stimmen. Dafür muss ein Aktionär zu seiner Aufforderung im elektroni-schen Bundesanzeiger seinen Namen und seine Anschrift angeben. Er muss außerdem die AG bezeichnen, deren Aktien er hält und er muss den Termin der Hauptversammlung angeben. Außerdem muss er seinen Antrag begründen. Die betroffene AG ist allerdings ebenfalls berechtigt, unmittelbar im elektronischen Bundesanzeiger Stellung zu der Aufforderung zu beziehen.