Die Eintragung einer Aktiengesellschaft in das Handelsregister ist von allen Gründern sowie von den Mitgliedern des Vorstandes und des Aufsichtsrates beim zuständigen Amtsgericht anzumelden. Bevor das passieren kann muss allerdings für jede Aktie, für die keine Sacheinlage vereinbart wurde, der entsprechende Betrag eingezahlt worden sein und dem Vorstand zur Verfügung stehen.
Es ist in der Anmeldung ausdrücklich anzugeben, dass alle Einlagen in hinreichender Höhe geleistet wurden. Dabei sind sowohl der Ausgabebetrag der Aktien wie auch der tatsächlich erbrachte Betrag anzuführen. Es muss ferner nachgewiesen werden, dass die einbezahlten Beträge dem Vorstands zu seiner freien Verfügung stehen. Soweit von diesen Beträgen bereits Steuern und Gebühren entrichtet wurden, muss dies ebenfalls dokumentiert werden. In der Anmeldung muss außerdem versichert werden, dass keine Gründe bestehen, die einer Bestellung der Vorstandsmitglieder entgegenstehen, wie beispielsweise ein durch ein gerichtliches Urteil oder durch eine behördliche Entscheidung auferlegtes Berufs- oder Gewerbeverbot, falls der Unternehmensgegenstand der AG ganz oder zumindest teilweise mit dem Gegenstand des Berufs- oder Gewerbeverbots übereinstimmt.. Es sind ferner eine inländische Geschäftsanschrift und Art und Umfang der Vertretungsbefugnis der Vorstandsmitglieder anzugeben. Der Anmeldung sind zusätzlich sowohl die Satzung, als auch die Urkunden, aus denen sich ergibt, dass die Gründer die Aktien übernommen haben, beizufügen. Sind Sacheinlagen vereinbart worden, dann sind die entsprechenden Verträge ebenfalls beizufügen. Außerdem ist eine Berechnung des für die AG anfallenden Gründungsaufwands erforderlich. Darüber hinaus beigefügt werden müssen die Dokumente über die Bestellung des Vorstands sowie des Aufsichtsrats, eine Liste aller Mitglieder des Aufsichtsrats, aus der die Namen, Vornamen, ausgeübten Berufe und Wohnorte aller Mitglieder hervorgehen und abschließend der Gründungsbericht sowie die Prüfungsberichte des Vorstands und des Aufsichtsrats und der Gründungsprüfer mitsamt ihren Unterlagen.
Das Gericht prüft dann, ob die AG entsprechend den geltenden Regeln gegründet wurde. Kommt es nicht zu diesem Schluss, dann nimmt es auch die Eintragung nicht vor. Das Gericht kann außerdem auch dann die Eintragung ablehnen, wenn die Gründungsprüfer erklären, dass entweder der Gründungsbericht oder einer der Prüfungsberichte des Vorstands oder des Aufsichtsrats falsch oder zumindest nicht vollständig ist. Das gilt ebenso, wenn die Fehlerhaftigkeit der Berichte offensichtlich ist. Eine Eintragung wird außerdem nicht vorgenommen, wenn der veranschlagte Wert der Sacheinlagen oder Sachübernahmen wesentlich unter dem Ausgabebetrag der dafür ausgegebenen Aktien liegt. Die Handelsregistereintragung kann wegen einem Fehler in der Satzung nur ablehnt werden, wenn dieser Fehler fundamentale Angelegenheiten der AG betrifft, welche auf Grund zwingender gesetzlicher Maßgaben in der Satzung geregelt sein müssen. Die Eintragung findet außerdem dann nicht statt, wenn in grobem Maße gegen den Gläubigerschutz oder sonstige öffentliche Interessen verstoßen wird, oder wenn die Satzung auf Grund dieser Verstöße nichtig ist.
In der Eintragung der AG sind ihre Firma und ihr Sitz, eine inländische Geschäftsanschrift, der Gegenstand des Unternehmens, die Höhe des Grundkapitals, der Tag der Feststellung der Satzung und die Vorstandsmitglieder anzugeben. Außerdem müssen Art und Umfang der Vertretungsbefugnis der Vorstandsmitglieder eingetragen werden. Ist die AG nur für eine bestimmte Zeit gegründet worden, dann muss diese Dauer ebenfalls in das Handelsregister eingetragen werden.
Erst mit der erfolgreichen Eintragung ins Handelsregister entsteht die AG rechtskräftig. Die Eintragung wirkt also konstitutiv.