Der Name einer Gemeinde besteht immer aus einer Funktionsbezeichnung oder aus einem Namensbestandteil und aus dem eigentlichen historisch fundierten Ortsnamen. Diese historischen Ortsnamen haben oft bereits eine lange Geschichte und haben sich im Laufe der Zeit mehrmals geändert. Die Forschung ist bemüht die Herkunft des Namens aus jedem Ort herauszufinden. Bei einigen Namen spielt auch heute noch die Geschichte eine große Rolle. Interessant wird die Namensgebung, beispielsweise bei Neubaugebieten, welche etwas außerhalb des Kernortes geplant und gebaut werden. Denn in diesen Fällen ist ein Name zu finden der nicht mit der Geschichte im Widerspruch steht und mit dem sich die zukünftigen Anwohner auch identifizieren können. Die Namensschöpfungen, wie etwa Nordweststadt haben sich in dieser Identifikationsfrage als untauglich erwiesen, so dass in Zukunft bessere Lösungen zu finden sind. Die Funktionsbezeichnungen sind insbesondere die Begriffe des Bezirks, des Landkreises oder der Gemeinde. Beispielsweise also der Bezirk Unterfranken, der Landkreis Main-Spessart und die Gemeinde Mittelsinn.
Hier weiß man dann in welcher Funktion die Gebietskörperschaft handelt. Namensbestandteile sind dann Stadt oder Markt. Diese sind deswegen Namensbestandteile, da sowohl die Stadt als auch der Markt trotzdem eine Gemeinde ist, jedoch eben entweder mit Marktrechten oder eben mit Stadtrechten. Während historisch die Marktgemeinden dieses Recht hatten, um einen Markt auszurichten, ist das heute anders. Insbesondere in Bayern stellt dies die Zwischenstufe zwischen der Gemeinde und der Stadt dar. Die Gemeinden die im Vergleich zu anderen Nachbargemeinden eine etwas zentralere Stellung haben, können vom Innenministerium zur Marktgemeinde erhoben werden. Zumeist ist damit ein großes Fest in der neuen Marktgemeinde verbunden. Die Rechte und die Befugnisse ergeben sich daraus heute nicht mehr. Es ist insofern ein Titel ohne Rechte, was Gemeinden jedoch nicht davon abhält trotzdem Markt werden zu wollen, zumal damit auch keine besonderen zusätzlichen Pflichten verbunden sind. Die Bezeichnung Markt gibt es in Deutschland jedoch nur in Bayern, wobei diese auch in Österreich benutzt wird.
Eine Stadt ist dann meistens eine größere Gemeinde, welche zumeist auch in der Region eine zentrale Stellung einnimmt. Mit den Stadtrechten war und ist immer ein besonderes Selbstverwaltungsrecht verbunden, was insbesondere für die kreisfreien Städte gilt, welche rechtlich auf der Ebene des Landkreises stehen. Auch die großen Kreisstädte haben weitgehende Selbstverwaltungsbefugnisse. Jedoch sind mit diesen Befugnissen immer auch einige Pflichten verbunden, so dass es schon vorkam, dass die großen Gemeinden es scheuen, vom zuständigen Innenministerium zur Stadt erhoben zu werden. Wird eine Gemeinde zur Stadt ernannt, so wird aus dem Gemeinderat ein Stadtrat und aus den Gemeinderäten werden schließlich auch die Stadträte. Je nach dem Status und der Rechtsstellung der Stadt ist sie dann kreisfrei oder kreisangehörig. Im Falle der Kreisangehörigkeit ist sie dann dem Landratsamt unterstellt, welches die Fach- und die Rechtsaufsicht führt.
Auch weitere Namenszusätze wie beispielsweise Bad sind möglich, jedoch hängen diese von weiteren Voraussetzungen ab, wie dass der Ort ein staatlich anerkannter Luftkurort sein muss. Ein bekanntes Beispiel dafür ist die Stadt Bad Reichenhall, das Bad ist dabei ein Namenszusatz. Inzwischen gibt es recht viele solche Kurorte, so dass der Namenszusatz Bad keineswegs mehr ein Alleinstellungsmerkmal mehr ist. Ein anders Beispiel sind Gemeinden, welche nach Heiligen benannt sind. Das kommt zwar öfter in Österreich vor, ist aber auch in Deutschland anzutreffen, wie bei Sankt Englmar im Bayerischen Wald. Oft wird das Wort Sankt, was Heiliger bedeutet und aus dem lateinischen stammt, auch als St. abgekürzt und dann oft auch nur als Sant ausgesprochen und wobei das k nicht betont wird. Ein bekanntestes Beispiel ist dafür St. Pauli in Hamburg, bei dem der Name auf den Heiligen Paulus zurückzuführen ist. Landeshauptstädte von Bundesländern dürfen sich auch so nennen und diesen Namen aktiv führen. Das gilt auch für Berlin, welche sich Bundeshauptstadt nennen darf. Die ehemalige Bundeshauptstadt Bonn darf sich heute noch Bundesstadt Bonn nennen, da dort ja noch viele Ministerien und Bundesoberbehörden ihren Sitz haben.
Städte in denen Universitäten oder Hochschulen ihren Sitz haben dürfen sich Universitätsstadt, Hochschulstadt oder Wissenschaftsstadt nennen. Alle Gemeinden haben wie jede natürliche Person auch ein absolutes Persönlichkeitsrecht zu dem auch das Recht am eigenen Namen gehört. Dazu gehört zum einen ein Abwehr und Unterlassungsanspruch gegen die Menschen und die Firmen, welche den Ortsnamen absichtlich falsch verwenden oder ihn durch den Dreck ziehen. Gerade im Hinblick auf die Kunstfreiheit jedoch sind solche Kollisionen nicht zu vermeiden, wenn ein Ortsname in zynischer Weise abgeändert wird. Bei Abgrenzungsschwierigkeiten mit anderen gleich- oder ähnlich lautenden Orten muss ein Zusatz hinzugefügt werden. Beispiele dafür sind: Frankfurt am Main zur Abgrenzung zu Frankfurt an der Oder. Andere Beispiele sind Neustadt an der Aisch und viele andere Neustadts, wie das an der Weinstraße oder auch das Bad Neustadt in der Rhön.