Ein gesetzlicher Anspruch besteht grundsätzlich nicht, deshalb ist der Arbeitgeber grundsätzlich nicht verpflichtet, Sonderurlaub aus zwingenden familiären Gründen zu gewähren. Ein Anspruch besteht nur, wenn dieser im Arbeitsvertrag oder im Tarifvertrag geregelt ist. Dem Arbeitgeber obliegt es aber nach Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) dem vorübergehend verhinderten Arbeitnehmer Sonderurlaub unter fortlaufender Zahlung der Vergütung zu gewähren. Bei bezahltem Sonderurlaub ist an Stelle des Urlaubsentgeltes an den Tagen der Arbeitsunfähigkeit Entgeltfortzahlung zu leisten. Unbezahlter Sonderurlaub unterliegt nicht dieser Regel. Ein Arbeitnehmer, der sich ohne Vergütung von der Arbeitspflicht hat befreien lassen, kann keine Entgeltfortzahlung verlangen, wenn er während dieser Zeit erkrankt.
Allgemeine Grundsätze des Sonderurlaubs sind nach dem Betriebsverfassungsgesetz (BverG) mitbestimmungspflichtig, das heißt der Betriebsrat muss ihnen zustimmen. Sollte sich der Arbeitgeber eine einseitige Klausel über die Dauer des Sonderurlaubs vorbehalten, so ist diese nichtig. Sie ist unter Wahrung beiderseitiger Interessen in eine wirksame Vereinbarung umzudeuten.
Ein in der Person des Arbeitnehmers liegender Grund wird dann angenommen, wenn dem Arbeitnehmer die Erbringung der Arbeitsleistung nach Treu und Glauben nicht zuzumuten ist. So ist zum Beispiel ein Anspruch auf Freistellung und Lohnfortzahlung bei Familienereignissen von hoher Bedeutung, wie zum Beispiel der Goldenen Hochzeit, mittlerweile weitestgehend anerkannt. Der Arbeitnehmer darf den persönlichen Grund nicht verschuldet haben. Allerdings schließt nur ein grob unvernünftiges Verhalten den Anspruch auf Lohnfortzahlung aus.
Der Arbeitnehmer darf nur eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit fehlen, damit der Lohnanspruch nach weiterbesteht. Insoweit soll die Länge der Betriebszugehörigkeit zu berücksichtigen sein. Fällt der Arbeitnehmer über diese Zeiträume hinaus aus, verliert der Arbeitnehmer nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts seinen Lohnanspruch sogar rückwirkend für die eigentlich zulässige Zeit der Arbeitsverhinderung. Auch gibt es mittlerweile für bestimmte Anlässe, wie Umzug oder Todesfall, tarifliche Regelungen, die Freistellungsmöglichkeiten vorsehen. Auch bei Heirat oder einem familiären Todesfall besteht grundsätzlich ein Anspruch auf Sonderurlaub. Abweichende Regelungen können aber sowohl im Idividualarbeitsvertrag als auch im Tarifvertrag dazu festgelegt werden.